Kaip naudojamos nuotraukos po konferencijos

Konferencija nesibaigia tada, kai iš salės išeina paskutinis dalyvis. Iš komunikacijos pusės dažnai būna priešingai – tik po renginio prasideda antras, labai svarbus etapas. Reikia parodyti, kas įvyko, priminti dalyviams vertę, padėkoti partneriams, sustiprinti organizatoriaus įvaizdį ir pasiruošti kitam renginiui.

Čia konferencijos nuotraukos tampa ne tik archyvu ar gražiu prisiminimu. Jos tampa komunikacijos medžiaga, marketingo turiniu, pardavimo argumentu, reputacijos įrankiu ir įrodymu, kad renginys buvo gyvas, profesionalus ir vertingas. Būtent todėl profesionali konferencijų fotografija turėtų būti planuojama ne tik klausimu „ką fotografuosime renginio metu?“, bet ir klausimu „kur šios nuotraukos bus naudojamos po konferencijos?“.

Nuotraukos po konferencijos – tai turinys, o ne tik albumas

Viena dažniausių klaidų – galvoti apie konferencijos nuotraukas kaip apie galeriją, kurią tiesiog reikia įkelti į „Facebook“ ar atiduoti organizatoriui. Taip, galerija svarbi. Tačiau stipriausia profesionalių nuotraukų vertė atsiranda tada, kai jos tampa platesnės post-event komunikacijos dalimi. Dažniausios klaidos konferencijose

Turinio pernaudojimo idėja nėra nauja. „Content Marketing Institute“ rašo apie tai, kad esamas turinys gali būti pritaikomas naujiems formatams ir kanalams, taip pratęsiant jo vertę. Konferencijos nuotraukos tam ypač tinka, nes jos jau turi realų kontekstą: žmones, emociją, pranešėjus, auditoriją, diskusijas, prekės ženklo elementus ir bendrą renginio atmosferą. ContentMarketingInstitute

Todėl profesionalus fotografas konferencijoje turi galvoti ne tik apie gražų kadrą, bet ir apie tai, ar tas kadras bus tinkamas svetainei, „LinkedIn“ įrašui, naujienlaiškiui, rėmėjų ataskaitai, kitų metų renginio reklamai ar vidinei įmonės komunikacijai.

1. Socialiniai tinklai: parodyti, kad renginys įvyko ir turėjo energijos

Pirmas ir dažniausiai akivaizdžiausias nuotraukų panaudojimas po konferencijos – socialiniai tinklai. Tačiau čia svarbu ne tik „įkelti nuotraukų“. Svarbu sukurti aiškią istoriją. Kaip fotografija naudojama marketinge po rengini

Po konferencijos galima publikuoti:

• bendrą renginio apžvalgą;
• pranešėjų citatas su jų nuotraukomis;
• stipriausius auditorijos momentus;
• diskusijų, networking’o ir klausimų-atsakymų kadrus;
• padėką dalyviams, partneriams ir rėmėjams;
• trumpas foto serijas pagal temas: „akimirkos iš scenos“, „užkulisiai“, „dalyviai“, „komanda“, „rėmėjai“.

„Sprout Social“ pabrėžia, kad vizualinis identitetas socialiniuose tinkluose dažnai yra vienas pirmųjų kontaktų tarp prekės ženklo ir potencialaus kliento. Kitaip tariant, nuotraukos formuoja pirmą įspūdį dar prieš žmogui perskaitant visą tekstą. SproutSocial

Konferencijos atveju tai ypač svarbu. Jei nuotraukose matosi tuščios salės, atsitiktiniai kadrai ir prasta šviesa, žinutė tampa silpna. Jei matosi pilna auditorija, įsitraukę dalyviai, aiškūs pranešėjai, profesionali scena ir gyvas bendravimas – renginys atrodo patikimai.

2. „LinkedIn“ komunikacija: reputacija, ekspertai ir verslo auditorija

Verslo konferencijoms „LinkedIn“ dažnai yra svarbesnis nei „Facebook“ ar „Instagram“. Būtent ten gyvena didelė dalis B2B auditorijos: vadovai, HR specialistai, partneriai, pardavimų komandos, konsultantai, technologijų specialistai, pranešėjai ir būsimi klientai. Fotografija PR ir komunikacijos strategijoje

Nuotraukos po konferencijos gali būti naudojamo kelių tipų „LinkedIn“ turiniui:

Organizatoriaus įrašui. Tai gali būti trumpa renginio apžvalga su pagrindinėmis mintimis ir padėka dalyviams.

Pranešėjų įrašams. Pranešėjai dažnai nori pasidalinti, kad kalbėjo konferencijoje. Jei jie gauna profesionalias savo nuotraukas, tikimybė, kad jie paminės renginį, padidėja.

Komandos komunikacijai. Organizavimo komanda gali parodyti, kiek darbo buvo įdėta į renginį.

Rėmėjų ir partnerių komunikacijai. Partneriams svarbu turėti kokybišką vizualinę medžiagą, kurią jie gali naudoti savo kanaluose.

„BizBash“ straipsnyje apie renginio turinio pernaudojimą akcentuojama, kad strategiją verta planuoti dar prieš renginį, o ne tada, kai viskas jau baigėsi. Tai tiesiogiai galioja ir fotografijai: jei žinome, kad po renginio reikės „LinkedIn“ turinio, fotografas turi užfiksuoti ne tik bendras akimirkas, bet ir aiškius pranešėjų, auditorijos, partnerių ir prekės ženklo kadrus. BizBash

3. Naujienlaiškiai ir laiškai dalyviams po renginio

Po konferencijos dažnai siunčiamas padėkos laiškas: „Ačiū, kad dalyvavote“. Tačiau toks laiškas tampa daug stipresnis, kai jame yra ne tik tekstas, bet ir vizualinis priminimas apie renginio atmosferą.

„Cvent“ savo straipsnyje apie renginio turinio pernaudojimą rekomenduoja po renginio naudoti turinį el. laiškuose – pavyzdžiui, pridėti pasirinktų sesijų nuotraukas, citatas ar trumpus aprašymus, kurie nukreipia auditoriją į platesnį turinį. Cvent

Praktiškai tai gali atrodyti taip:

• laiškas dalyviams su 5–7 stipriausiomis konferencijos akimirkomis;
• nuoroda į pilną galeriją;
• pranešimų įrašai ar skaidrės;
• kvietimas užpildyti apklausą;
• kvietimas registruotis į kitą renginį;
• padėka rėmėjams ir partneriams.

Nuotrauka tokiame laiške padeda sugrąžinti žmogų į renginio emociją. Ji primena ne tik informaciją, bet ir patirtį: salę, žmones, atmosferą, diskusiją, networking’ą. O būtent patirtis dažnai lemia, ar žmogus norės dalyvauti kitame renginyje.

4. Post-event puslapis svetainėje

Labai naudinga po konferencijos sukurti atskirą puslapį svetainėje: renginio apžvalgą, kurioje sudėti pagrindiniai faktai, nuotraukos, pranešėjai, temos, partneriai ir ateities kvietimai.

„Splash“ post-event komunikacijos gide rekomenduoja sukurti puslapį, kuriame žmonės galėtų dar kartą pamatyti renginio akimirkas arba susipažinti su tuo, ką praleido. Tokiame puslapyje gali būti nuotraukų galerija, video santrauka, pranešėjai, socialinių tinklų įrašai, skaidrės ir kiti renginio elementai. SplashThat

Tai naudinga dėl kelių priežasčių.

Pirma, toks puslapis veikia kaip renginio įrodymas. Potencialus dalyvis ar partneris gali pamatyti, kad konferencija buvo reali, aktyvi ir profesionali.

Antra, tai padeda SEO. Vietoje to, kad renginio turinys išnyktų socialinių tinklų sraute, jis lieka svetainėje ir gali būti randamas per paiešką.

Trečia, toks puslapis tampa medžiaga kitų metų konferencijai. Kai pradedama nauja registracija, galima parodyti praėjusių metų atmosferą, auditoriją, sceną ir pranešėjus.

5. Nuotraukos PR ir komunikacijoje

Jei konferencija turi visuomeninę, profesinę ar industrinę reikšmę, nuotraukos po konferencijos gali būti naudojamos PR komunikacijoje: pranešimuose spaudai, naujienų portaluose, partnerių komunikacijoje ar organizacijos metinėse apžvalgose.

Čia svarbu, kad nuotraukos būtų ne tik gražios, bet ir informatyvios. PR komunikacijai dažnai reikia kadrų, kuriuose aiškiai matosi:

• pagrindinis pranešėjas;
• pilna salė;
• diskusijos ar panelės dalyviai;
• organizacijos ar renginio ženklodara;
• partnerių matomumas;
• svarbūs svečiai;
• bendras renginio mastas.

Tokios nuotraukos padeda žinią padaryti patikimesnę. Tekstas pasako, kad konferencija įvyko. Nuotrauka parodo, kaip ji atrodė.

6. Ataskaitos vadovybei, partneriams ir rėmėjams

Konferencijos dažnai turi biudžetą, tikslus, partnerius ir lūkesčius. Po renginio kažkam reikia parodyti rezultatą: vadovybei, rėmėjams, valdybai, komunikacijos komandai ar pardavimų skyriui. Renginio fotografijos ROI

„Cvent“ post-event report gide rašo, kad po renginio ataskaita padeda sujungti duomenis, KPI ir išvadas, kad būtų galima įvertinti renginio ROI ir suprasti, kas veikė, o ką reikėtų gerinti kitą kartą. Cvent

Nuotraukos tokioje ataskaitoje nėra dekoracija. Jos padeda parodyti:

• auditorijos dydį ir įsitraukimą;
• rėmėjų matomumą;
• pranešėjų kokybę;
• networking’o aktyvumą;
• scenos ir erdvės profesionalumą;
• prekės ženklo reprezentaciją.

Ypač rėmėjams svarbu matyti, kaip jų ženklas buvo integruotas į renginį. Jei fotografas iš anksto žino, kurie partneriai svarbūs, jis gali užfiksuoti stendus, logotipus, scenos foną, ekspozicijas ir bendravimą prie partnerių erdvių.

7. Kitų renginių reklama

Viena stipriausių konferencijos nuotraukų paskirčių – būsimos konferencijos reklama. Dažnai organizatoriai pradeda planuoti kitą renginį tada, kai dar neturi naujos vizualinės medžiagos. Tokiu atveju praėjusios konferencijos nuotraukos tampa pagrindiniu įrankiu.

Jos gali būti naudojamos:

• registracijos puslapyje;
• reklaminėse kampanijose;
• socialinių tinklų anonsuose;
• kvietimuose partneriams;
• „save the date“ komunikacijoje;
• prezentacijose rėmėjams;
• renginio programos pristatyme.

Tai yra viena priežasčių, kodėl konferencijoje verta fotografuoti ne tik „kas vyksta dabar“, bet ir tai, kas bus naudinga po pusmečio ar po metų. Reikia kadrų, kurie parodytų renginio mastą, auditoriją, energiją ir profesionalumą net tada, kai konkreti diena jau seniai praėjo.

8. Pardavimų ir pasitikėjimo stiprinimas

Nuotraukos po konferencijos gali būti naudojamos ir pardavimuose. Tai ypač aktualu B2B renginiams, mokymams, forumams, asociacijoms, technologijų konferencijoms ar verslo bendruomenėms.

Kai pardavimų ar partnerystės komanda kalba su potencialiu rėmėju, dalyviu ar pranešėju, profesionalios nuotraukos padeda greitai parodyti renginio kokybę. Vietoje abstraktaus „mūsų renginyje dalyvauja stipri auditorija“ galima parodyti realias akimirkas: salę, diskusijas, žmonių įsitraukimą, pranešėjus, partnerių erdves.

Tai tampa socialiniu įrodymu. Žmonės lengviau pasitiki renginiu, kai mato, kad jis jau vyko, turėjo auditoriją ir buvo profesionaliai organizuotas.

9. Vidinė komunikacija ir darbdavio įvaizdis

Konferencijos nuotraukos nebūtinai turi būti naudojamos tik išorinei komunikacijai. Jos gali būti labai vertingos ir organizacijos viduje.

Įmonės gali naudoti konferencijų nuotraukas:

• vidiniuose naujienlaiškiuose;
• intranete;
• metinėse prezentacijose;
• komandos susitikimuose;
• darbdavio įvaizdžio komunikacijoje;
• naujų darbuotojų supažindinimo medžiagoje.

Jei konferencijoje dalyvavo įmonės ekspertai, vadovai ar komandos nariai, nuotraukos padeda parodyti jų aktyvumą ir indėlį. Tai svarbu ne tik marketingui, bet ir organizacijos kultūrai: žmonės mato, kad jų darbas, žinios ir dalyvavimas yra pastebimi.

10. Teisinis ir reputacinis atsargumas

Nuotraukos po konferencijos renginio turėtų būti naudojamos per privatumo prizmę. Jei nuotraukose žmonės yra aiškiai atpažįstami, tokios nuotraukos gali būti laikomos asmens duomenimis. Airijos duomenų apsaugos komisija aiškina, kad asmens atvaizdo užfiksavimas ir vėlesnis naudojimas gali būti asmens duomenų tvarkymas pagal GDPR.

Praktiškai tai reiškia, kad organizatoriams verta iš anksto pasirūpinti aiškia komunikacija: registracijos formose, renginio taisyklėse ar informaciniuose ženkluose nurodyti, kad renginys bus fotografuojamas, kam nuotraukos bus naudojamos ir į ką kreiptis, jei žmogus nenori būti fotografuojamas ar publikuojamas. Tai nėra tik formalumas – tai reputacinės atsakomybės dalis.

Profesionalus fotografas taip pat turi suprasti kontekstą. Ne kiekviena techniškai gera nuotrauka tinka viešai komunikacijai. Kartais reikia atmesti kadrus, kuriuose žmogus atrodo nepatogiai, yra užfiksuotas netinkamu momentu arba nuotrauka gali būti suprasta dviprasmiškai.

Kaip geriau pasiruošti nuotraukų naudojimui po konferencijos?

Konferencijų fotografijos checklist organizatoriams

Kad nuotraukos po konferencijos būtų tikrai naudingos, verta dar prieš renginį atsakyti į kelis klausimus:

• Kur bus naudojamos nuotraukos: svetainėje, socialiniuose tinkluose, naujienlaiškyje, spaudoje, ataskaitose?
• Ar reikės atskirų kadrų rėmėjams ir partneriams?
• Ar svarbu užfiksuoti konkrečius pranešėjus?
• Ar reikės nuotraukų kitų metų renginio reklamai?
• Ar reikės vertikalių kadrų socialiniams tinklams?
• Ar reikia nuotraukų tą pačią dieną arba kitą rytą?
• Ar fotografas žino pagrindines renginio žinutes ir prioritetus?

Kuo aiškesnis atsakymas prieš renginį, tuo geresnė nuotraukų vertė po renginio. Kaip pasiruošti konferencijos fotografavimui

Išvada: gera konferencijos nuotrauka dirba ilgiau nei vieną dieną

Konferencijos fotografija nėra tik dokumentacija. Tai investicija į turinį, reputaciją ir komunikaciją. Geros nuotraukos gali būti naudojamos socialiniuose tinkluose, naujienlaiškiuose, PR komunikacijoje, svetainėje, rėmėjų ataskaitose, pardavimuose, darbdavio įvaizdyje ir kitų renginių reklamoje. Renginių fotografijos kaina

Todėl planuojant konferenciją verta fotografą įtraukti ne paskutinę minutę, o kaip komunikacijos proceso dalį. Fotografui svarbu suprasti ne tik kur stovėti ir ką fotografuoti, bet ir kokią istoriją organizatorius norės pasakoti po renginio. Kaip atrodo profesionalus verslo renginio fotografavimas

Nes stipriausios konferencijos nuotraukos nėra tos, kurios tiesiog parodo, kad renginys įvyko. Stipriausios yra tos, kurios padeda renginiui gyventi toliau.