Įmonės vakarėlio fotografija: kaip išlaikyti balansą tarp emocijos ir reprezentatyvumo

Įmonės vakarėlyje oficiali programa dažnai trunka trumpiau nei neformalioji dalis. Po vadovo kalbos, apdovanojimų ar komandos nuotraukos prasideda gyvi pokalbiai, juokas, veiklos ir šokiai. Būtent tada atsiranda vertingiausios emocijos, bet kartu – ir didžiausia fotografavimo rizika.

Per daug oficiali įmonės vakarėlio fotografija gali atrodyti sterili ir neperteikti tikrosios šventės atmosferos. Per daug laisva galerija gali būti smagi dalyviams, tačiau netikti įmonės svetainei, „LinkedIn“, viešajai komunikacijai ar darbdavio įvaizdžiui.

Todėl gero rezultato tikslas nėra pasirinkti vien emociją arba vien reprezentatyvumą. Profesionalus įmonės šventės fotografas turi sukurti galeriją, kuri parodytų realius žmones ir tikrą atmosferą, bet kartu apsaugotų dalyvių privatumą bei įmonės reputaciją.

Kuo įmonės vakarėlio fotografija skiriasi nuo privataus vakarėlio?

Privataus vakarėlio nuotraukos dažniausiai skirtos dalyvių prisiminimams. Įmonės šventės fotografija turi daugiau užduočių. Ji gali būti naudojama:

• vidinėje darbuotojų komunikacijoje;
• įmonės intranete ar naujienlaiškyje;
• socialiniuose tinkluose;
• karjeros puslapyje ir darbo skelbimuose;
• darbdavio įvaizdžio kampanijose;
• metinėje ataskaitoje;
• įmonės istorijos archyve;
• kitų metų renginio pristatyme.

Tai reiškia, kad fotografuojamas ne tik vakarėlis. Kuriama vizualinė medžiaga apie įmonės kultūrą, santykius, vertybes ir gebėjimą pasirūpinti savo žmonėmis.

Bendruosius planavimo, kadrų, terminų ir panaudojimo principus plačiau aptaria verslo renginių fotografijos gidas įmonėms. Įmonės vakarėlyje prie šių principų prisideda dar vienas svarbus sluoksnis – neformalios situacijos, kuriose fotografas turi priimti daugiau reputacinių sprendimų.

Emocija ir reprezentatyvumas nėra priešybės

Emocija fotografijoje reiškia gyvą žmogaus reakciją: nuoširdų juoką, nustebimą gavus apdovanojimą, komandos azartą, kolegų bendravimą ar bendrą šventės energiją.

Reprezentatyvumas nereiškia, kad visi turi stovėti vienoje eilėje, žiūrėti į kamerą ir oficialiai šypsotis. Reprezentatyvi nuotrauka yra estetiška, pagarbi žmonėms, tinkama numatytam komunikacijos kanalui ir neprieštaraujanti įmonės įvaizdžiui.

Geriausi kadrai dažnai gimsta ten, kur šios savybės susitinka: emocija yra tikra, tačiau pasirinkta akimirka, rakursas, fonas ir kontekstas leidžia nuotrauką drąsiai publikuoti.

„Nielsen Norman Group“ atlikti naudotojų dėmesio tyrimai rodo, kad žmonės pastebi informatyvias realių žmonių nuotraukas, o generinius, vien dekoratyvius vaizdus dažnai ignoruoja. Todėl įmonės vakarėlis yra vertinga proga sukurti autentišką turinį, kurio nepakeis jokia nuotraukų bazė.

Tačiau autentiškumas neturėtų tapti bandymu parodyti įmonę kitokią, nei ji yra. CIPD pabrėžia, kad darbdavio įvaizdis turi atspindėti realią darbuotojų patirtį, o ne apsiriboti deklaruojamomis vertybėmis. Geros vakarėlio nuotraukos būtent tai ir daro – ne sukuria dirbtinę kultūrą, o profesionaliai parodo tikrąją.

Apie platesnę tokių vaizdų vertę skaitykite straipsnyje „Kaip verslo fotografija stiprina įmonės komunikaciją“.

Kokius kadrus turėtų apimti subalansuota galerija?

Naudingoje galerijoje turi būti ne vien daug emocingų nuotraukų. Ji turėtų parodyti, kur vyko renginys, kodėl žmonės susirinko, kas buvo svarbu ir kokia atmosfera vyravo.

Kadrų grupė	Ką verta užfiksuoti	Kur galima panaudoti
Kontekstas ir mastas	Renginio vietą, sceną, dekorą, atvykstančius svečius, bendrą salės vaizdą	Svetainei, renginio apžvalgai, būsimų renginių reklamai
Oficialūs momentai	Vadovo kalbą, apdovanojimus, sukaktis, komandos pasiekimus, grupines nuotraukas	PR, metinei ataskaitai, vadovų ir vidinei komunikacijai
Žmonės ir emocijos	Pokalbius, juoką, reakcijas, bendras veiklas, šokius, komandinį azartą	Socialiniams tinklams, intranetui, darbdavio įvaizdžiui
Įmonės identitetas	Logotipus, renginio ženklus, dovanas, atributiką, prekės ženklo spalvas	Įmonės archyvui, marketingui, prezentacijoms
Jungiantieji kadrai	Natūralias emocijas estetiškame fone, žmones kartu su renginio ar įmonės ženklais	Viešajai komunikacijai ir pagrindinėms publikacijoms

Visiems renginiams tinkamos vienos proporcijos nėra. Kalėdinio įmonės vakarėlio galerijoje gali dominuoti emocijos ir bendravimas, o įmonės jubiliejuje ar partnerių vakare reikės daugiau vadovų, svečių, apdovanojimų ir prekės ženklo konteksto.

Svarbiausia, kad galerijoje neliktų tik vienos renginio pusės. Jei fotografuojami vien oficialūs momentai, šventė atrodys kaip konferencija. Jei lieka tik šokių aikštelė, bus sunku parodyti renginio tikslą ir įmonės profesionalumą.

Konkretesnį kadrų planą rasite straipsnyje „Kokios nuotraukos būtinos po verslo renginio?“.

Reprezentatyvi fotografija neturi atrodyti surežisuota

Natūralumą dažniausiai sukuria ne visiška kontrolės stoka, o fotografo gebėjimas stebėti, numatyti situaciją ir pasirinkti tinkamą sekundę.

Praktikoje tai reiškia kelis principus.

Dauguma renginio fotografijų gali būti reportažinės. Žmonėms nereikia nuolat žiūrėti į kamerą. Fotografas stebi pokalbius, reakcijas ir veiklas, stengdamasis netrikdyti jų eigos.

Pozavimas naudojamas tikslingai. Komandos nuotrauka, apdovanoti darbuotojai, vadovai, renginio organizatoriai ar iš skirtingų miestų susirinkusi komanda yra kadrai, kurių geriau nepalikti atsitiktinumui.

Svarbus ne tik žmogus, bet ir fonas. Nuoširdžią emociją gali sugadinti netvarkinga aplinka, nepalankus apšvietimas, tušti indai ar už žmogaus esantis blaškantis elementas. Fotografo darbas – pastebėti ir kontekstą.

Ne kiekviena juokinga akimirka verta fotografijos. Valgantys žmonės, užmerktos akys, nepatogios kūno padėtys, per didelis alkoholio akcentas ar dalyvį kompromituojanti situacija neturėtų tapti viešos galerijos pagrindu.

Galerijoje turi būti matoma visa komanda. Jei nuotraukose nuolat kartojasi tik vadovai ar aktyviausi darbuotojai, vaizdas apie renginį bus nepilnas. Fotografas turi sąmoningai ieškoti skirtingų žmonių, grupių ir veiklų.

Tokia atranka nėra renginio „pagražinimas“. Tai profesionalus sprendimas parodyti tikrą atmosferą nepažeidžiant žmonių orumo ir nesukuriant nereikalingos reputacinės rizikos.

Ką perduoti fotografui prieš įmonės vakarėlį?

Vien renginio laiko ir adreso neužtenka. Fotografas nežino įmonės vidinių santykių, svarbiausių žmonių, komunikacijos planų ir jautrių situacijų, jeigu organizatorius apie juos nepasako.

Cvent renginių fotografijos rekomendacijose siūloma iš anksto kartu su fotografu parengti būtinų kadrų sąrašą, aptarti pagrindinius žmones, svarbiausius momentus ir galutinį nuotraukų panaudojimą. Įmonės vakarėlio brief’e verta nurodyti:

• kokia proga organizuojamas renginys;
• kas jame dalyvaus – tik darbuotojai, šeimos nariai, klientai ar partneriai;
• kokia įmonės kultūros žinutė turėtų atsispindėti nuotraukose;
• kurie žmonės, apdovanojimai ir programos momentai yra prioritetiniai;
• ar bus reikalinga bendra komandos nuotrauka;
• kur bus naudojamos nuotraukos;
• ar reikalingi horizontalūs, vertikalūs ir vietos tekstui turintys kadrai;
• ar dalis nuotraukų turi būti pristatyta kitą rytą;
• kokių situacijų arba žmonių negalima fotografuoti;
• kaip bus atpažįstami fotografuotis nenorintys dalyviai;
• ar reikalingos atskiros viešos ir vidinės galerijos.

Aiškus planas nesumažina fotografo kūrybinės laisvės. Priešingai – žinodamas privalomus kadrus ir ribas, fotografas gali daugiau dėmesio skirti netikėtoms, natūralioms akimirkoms.

Skirtingos įmonės šventės reikalauja skirtingo balanso

Kalėdinis arba metų pabaigos vakarėlis

Tokiuose renginiuose dažnai susijungia vadovų kalbos, metų rezultatų apžvalga, darbuotojų apdovanojimai, vakarienė ir pramoginė programa. Reikia užfiksuoti ir organizacijos pasiekimus, ir šventinę atmosferą.

Viešai komunikacijai dažniausiai atrenkami apdovanojimai, bendros komandos, estetiški bendravimo ir saikingi šokių kadrai. Vidinėje galerijoje gali likti daugiau spontaniškų situacijų.

Team building ir komandos formavimo renginys

Team building fotografijoje svarbu parodyti ne vien pramogą, bet ir bendradarbiavimą: kaip žmonės sprendžia užduotis, palaiko kolegas, pasiskirsto vaidmenimis ir kartu siekia rezultato.

Aktyviuose renginiuose fotografas turi numatyti veiksmą, saugiai judėti tarp komandų ir pasirūpinti, kad nuotraukose būtų matomi ne tik greičiausi ar garsiausi dalyviai. Jei renginys vyksta keliose vietose vienu metu, verta apsvarstyti dviejų fotografų komandą.

Įmonės vasaros šventė arba šeimų diena

Lauko renginiuose svarbu perteikti erdvę, veiklas, bendravimą ir bendrą mastą. Jeigu dalyvauja darbuotojų vaikai, iš anksto turi būti aiškiai sutarta fotografavimo ir nuotraukų viešinimo tvarka.

Šeimų dienos nuotraukos gali būti labai šiltos ir vertingos vidinei komunikacijai, tačiau jų atranka viešiems kanalams turi būti ypač atsargi.

Įmonės gimtadienis, jubiliejus ar apdovanojimų vakaras

Čia daugiau reikšmės įgauna įmonės istorija, vadovai, ilgamečiai darbuotojai ir simboliniai momentai. Reikalingi aiškūs apdovanojimų kadrai, laureatų portretai, grupinės nuotraukos ir įmonės identitetas.

Emocijos išlieka svarbios, tačiau jos turėtų papildyti pagrindinę istoriją – ką organizacija mini ir ką nori pagerbti.

Klientų ir partnerių vakaras

Tokio renginio galerija paprastai yra reprezentatyvesnė. Svarbūs atvykstantys svečiai, vadovų bendravimas, partneriai, prekės ženklas, erdvė ir natūralūs dalykiniai pokalbiai.

Fotografas turi žinoti svarbiausius asmenis, tačiau dirbti diskretiškai, kad networking’as nevirstų nuolatine pozuota fotosesija.

Privatumas lemia, ar emocingą nuotrauką bus galima naudoti

Kuo neformalesnis renginys, tuo daugiau dėmesio reikia skirti žmonių riboms. Darbuotojas gali neprieštarauti bendrai komandos nuotraukai, bet nenorėti, kad jo šokių aikštelės kadras būtų naudojamas viešoje reklamoje.

Europos Komisija tarp asmens duomenų tvarkymo pavyzdžių įvardija ir žmogaus nuotraukos paskelbimą interneto svetainėje. Todėl organizatorius dar prieš renginį turėtų nustatyti nuotraukų naudojimo tikslus, teisinį pagrindą, publikavimo kanalus, saugojimo terminus ir dalyvių informavimo būdą.

Svarbu nepainioti informavimo su neribotu leidimu. Pranešimas, kad renginyje bus fotografuojama, savaime nereiškia, kad kiekvieną atpažįstamo darbuotojo nuotrauką galima naudoti bet kokioje reklamoje.

Praktiškai naudinga:

• informuoti dalyvius dar kvietime ar registracijoje;
• renginio vietoje pakartoti, kad bus fotografuojama;
• suteikti aiškią galimybę nesifotografuoti;
• apie atsisakiusius dalyvius informuoti fotografą;
• atskirti vidinį dalijimąsi nuo viešo publikavimo;
• prieš viešinant atlikti papildomą nuotraukų atranką.

Išsamiau šie klausimai aptariami straipsnyje „Renginio nuotraukų naudojimo teisės: ką turi žinoti įmonė“.

Vienas vakarėlis – dvi skirtingos atrankos

Vienas praktiškiausių sprendimų yra iš anksto planuoti ne vieną visiems tikslams skirtą galeriją, o du atrankos lygius.

Viešosios komunikacijos atranka turėtų būti mažesnė ir griežtesnė. Į ją patenka reprezentatyvūs renginio vietos, vadovų, apdovanojimų, komandos, veiklų ir natūralaus bendravimo kadrai. Jie turi tikti svetainei, socialiniams tinklams, PR ir darbdavio komunikacijai.

Vidinė galerija gali būti platesnė, gyvesnė ir labiau orientuota į dalyvių prisiminimus. Tačiau ir joje neturėtų likti žmogų žeminančių, kompromituojančių ar akivaizdžiai nepalankių nuotraukų. Vidinės galerijos prieiga ir dalijimosi taisyklės taip pat turi būti apgalvotos.

Toks atskyrimas leidžia išsaugoti vakarėlio autentiškumą ir kartu sumažina riziką, kad viešai bus paskelbta nuotrauka, skirta tik vidiniam ratui.

Dažniausiai užduodami klausimai apie įmonės vakarėlio fotografiją

Ar įmonės vakarėlyje visi turi pozuoti?

Ne. Didžioji dalis reportažo gali būti kuriama natūraliai, žmonėms bendraujant ir dalyvaujant veiklose. Pozuoti verta bendroje komandos nuotraukoje, apdovanojimų metu ir fotografuojant iš anksto numatytas žmonių grupes.

Ar galima fotografuoti šokius ir vakarinę programą?

Taip, tačiau svarbi profesionali atranka. Šokių nuotraukos gali puikiai perteikti renginio energiją, jeigu žmonės užfiksuoti palankiai, o kadrai neakcentuoja alkoholio ar kompromituojančių situacijų.

Ar tos pačios nuotraukos tinka vidinei ir išorinei komunikacijai?

Ne visada. Vidinei galerijai gali tikti spontaniškesni kadrai, kurių nebūtų tikslinga naudoti svetainėje ar reklamoje. Dėl to verta iš anksto susitarti dėl atskiros viešosios atrankos.

Ko ieškoti renkantis įmonės šventės fotografą?

Profesionalus įmonių švenčių fotografas turėtų mokėti fotografuoti silpname ir besikeičiančiame apšvietime, numatyti emocingas akimirkas, suprasti verslo komunikaciją, gerbti žmonių ribas ir gebėti atlikti reputacinę nuotraukų atranką.

Kiek laiko reikalingas fotografas?

Fotografavimo trukmė priklauso nuo programos. Dažniausiai verta užfiksuoti svečių atvykimą, oficialią dalį, apdovanojimus, pagrindines veiklas ir pakankamą neformaliosios dalies fragmentą. Fotografui nebūtina likti iki paskutinio svečio, jeigu pagrindinė renginio istorija jau užfiksuota.

Įmonės vakarėlio fotografija turi parodyti tikrą, bet apgalvotą istoriją

Gera įmonės vakarėlio fotografija nėra nei sterili reklama, nei nekontroliuojamas vakarėlio reportažas. Tai sąmoningai kuriama vizualinė istorija, kurioje matoma renginio proga, žmonių tarpusavio ryšys, tikros emocijos ir organizacijos kultūra.

Sėkmingą rezultatą galima įvertinti dviem klausimais: ar darbuotojai nuotraukose atpažįsta savo tikrąją šventę ir ar komunikacijos komanda gali šias nuotraukas drąsiai naudoti?

Jeigu atsakymas į abu klausimus yra „taip“, balansas tarp emocijos ir reprezentatyvumo pasiektas.

Planuojate įmonės vakarėlį, team building renginį ar vidinę komandos šventę Vilniuje arba kitame Lietuvos mieste? Susipažinkite su verslo renginių fotografijos paslauga ir aptarkime renginio programą, svarbiausius kadrus bei galutinį nuotraukų panaudojimą.